Privacyverklaring NOWJOBS

Artikel 1 - Algemeen 

1.1       NOWJOBS NV (hierna ‘NOWJOBS’), met maatschappelijke zetel te Beversesteenweg 576, 8800 Roeselare, België, en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0809.928.917, verwerkt als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ persoonsgegevens van bepaalde personen (hierna ‘Betrokkenen’).

Deze privacyverklaring (hierna ‘Privacyverklaring’) is gericht aan de volgende Betrokkenen: kandidaten, uitzendkrachten, zakelijke contacten, opdrachtgevers en sollicitanten voor een interne vacature bij NOWJOBS.

NOWJOBS neemt de privacy van de Betrokkenen ernstig. (Persoons)gegevens die NOWJOBS verkrijgt, zullen zorgvuldig worden beschermd. 

Lees deze Privacyverklaring aandachtig door aangezien deze uw rechten ten aanzien van NOWJOBS bevat. 

Deze Privacyverklaring kan regelmatig worden herwerkt of geactualiseerd. We adviseren u om deze regelmatig opnieuw te bekijken. 

1.2       NOWJOBS leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (beter gekend als ‘AVG’ of ‘GDPR’) na, alsook de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, en de anti-spambepalingen uit Boek XII van het Wetboek Economisch Recht omtrent het ‘recht van de elektronische economie’ (voor zover van toepassing).

Artikel 2 – Categorieën van Betrokkenen 

NOWJOBS verwerkt persoonsgegevens van verschillende categorieën van Betrokkenen: 

  • Van kandidaten:
    • Van personen die de NOWJOBS app (hierna: de “App”) gebruiken,
    • Van personen die de website www.nowjobs.be (hierna: de ‘Website’) gebruiken,
    • Van personen die op enige andere manier gegevens nalaten bij NOWJOBS om gebruik te kunnen maken van de dienstverlening van NOWJOBS,
    • Van personen die door de opdrachtgever rechtstreeks worden aangebracht aan NOWJOBS,
    • Van personen die hun gegevens publiek hebben gemaakt (vb. LinkedIn, …) waaruit blijkt dat ze op zoek zijn naar werk,
    • Van personen die door andere dienstverleners worden doorverwezen naar NOWJOBS als prospect/lead (zie artikel 4.2),
  • Zakelijke contacten (prospecten), klant-gebruikers en andere personen
    • Van contactpersonen bij prospecten en klant-gebruikers
    • Van contactpersonen bij leveranciers en dienstverleners,
    • Van contactpersonen en referenties doorgegeven door de kandidaat,
  • Sollicitanten voor een interne vacature bij NOWJOBS.

Artikel 3 - Doeleinden en rechtsgrond van de verwerking 

3.1 Algemene doeleinden en rechtsgrond

3.1.1 Direct verkregen persoonsgegevens

NOWJOBS zal de volgende direct verkregen persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden gebruiken voor kandidaten voor zover van toepassing: 

Soort gegevens

Persoonsgegevens

Verwerkingsdoel

Rechtsgrond voor de verwerking

Identificatiegegevens

IP-adres

  • Verzorgen en verbeteren van de Website, Apps en dienstverlening

(pre)contractuele relatie

Cookies (zie ook cookie policy)

Toestemming

Naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, nationaliteit, taal, geboorteplaats, foto of scan identiteitskaart

  • Om u de gevraagde of nuttige informatie of diensten te kunnen verstrekken;
  • Om onze diensten op de best mogelijke manier aan te bieden;
  • Om na te gaan of de betrokken kandidaat rechtsgeldig in België kan tewerkgesteld worden 

(pre)contractuele relatie

  • Om onze diensten op maat te maken en ervoor te zorgen dat de juiste profielen aan elkaar worden gekoppeld; in dit verband kunnen wij gebruik maken van eigen profilering voor het aanvullen/verrijken van gegevens. De profilering gebeurt op basis van vooraf bepaalde criteria door NOWJOBS   

Gerechtvaardigde belangen van NOWJOBS om de dienstverlening te verbeteren en de goede werking en groei van NOWJOBS te waarborgen (vrijheid van ondernemen en recht op informatie)

Naam, e-mailadres

  • Om direct marketing te versturen en zodoende om onze diensten op de best mogelijke manier aan te bieden; een vlottere en gerichtere dienstverlening te voorzien; de Betrokkenen snel te helpen naar de juiste opdracht; onze diensten voor te stellen; het onderhouden van persoonlijk contact met de Betrokkenen te bevorderen.

Toestemming

Communicatie

Naam, telefoonnummers, e-mailadres, inhoud berichten

  • Om onze diensten op de best mogelijke manier aan te bieden;
  • Om u de gevraagde informatie of diensten te kunnen verstrekken;

(pre)contractuele relatie

Afbeelding

Foto’s, video’s, getuigenissen, …

  • Om onze diensten op de best mogelijke manier aan te bieden;

Toestemming

Professionele en/of opleidingsgegevens

CV, motivatiebrief, opleidingen, skills, werkgeschiedenis, bij- en hoofdberoep, publiek gemaakte gegevens, referenties, portfolio, functietitel, foto of scan rijbewijs (indien noodzakelijk voor de functie), korte introductie als voorstelling door de kandidaat zelf

  • Om te beoordelen of u een geschikte kandidaat bent voor een vacature; 
  • Om contact met u op te nemen indien wij uw sollicitatie al dan niet hebben afgewezen, en om u te kunnen uitnodigen voor een gesprek;
  • Om contact met u op te nemen indien zich in de nabije toekomst een relevante functie zou aandienen; 
  • Om onze diensten op de best mogelijke manier aan te bieden; 

(pre)contractuele relatie

  • Om onze diensten op maat te maken en om ervoor te zorgen dat de juiste profielen aan elkaar worden gekoppeld, in dit verband kunnen wij gebruik maken van technieken voor profilering en gegevensaanvulling/verrijking;   

Gerechtvaardigde belangen van NOWJOBS om de dienstverlening te verbeteren en de goede werking en groei van NOWJOBS te waarborgen (vrijheid van ondernemen en recht op informatie)

Financiële gegevens 

Bankrekeningnummer, foto of scan van bankkaart

  • Voor de uitbetaling van het loon; 

(pre)contractuele relatie

NOWJOBS zal de volgende direct verkregen persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden gebruiken voor sollicitanten voor een interne vacature bij NOWJOBS.

Soort gegevens

Persoonsgegevens

Verwerkingsdoel

Rechtsgrond voor de verwerking

Identificatiegegevens

IP-adres, …

  • Verzorgen en verbeteren van de Website, Apps en dienstverlening

(pre)contractuele relatie

Cookies (zie ook cookie policy)

Toestemming

Naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit, geslacht, foto of scan identiteitskaart, foto   

  • Om contact met u op te nemen indien wij uw sollicitatie al dan niet hebben afgewezen, en om u te kunnen uitnodigen voor een gesprek;
  • Om contact met u op te nemen indien zich in de nabije toekomst een relevante functie zou aandienen;  

(pre)contractuele relatie

Professionele en/of opleidingsgegevens

CV, motivatiebrief, opleidingen, werkgeschiedenis,  publiek gemaakte gegevens, resultaten van testen, referenties, diploma’s, getuigschriften, foto of scan rijbewijs (indien noodzakelijk voor de functie)

  • Om te beoordelen of u een geschikte kandidaat bent voor een vacature; 
  • Om contact met u op te nemen indien zich in de nabije toekomst een relevante functie zou aandienen;  

(pre)contractuele relatie

Financiële gegevens  

Bankrekeningnummer, foto of scan van bankkaart

  • Voor de uitbetaling van het loon 

(pre)contractuele relatie

NOWJOBS zal volgende direct verkregen persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden gebruiken voor zakelijke contacten, opdrachtgevers en andere personen.

Soort gegevens

Persoonsgegevens

Verwerkingsdoel

Rechtsgrond voor de verwerking

Identificatiegegevens

IP-adres, …

  • Verzorgen en verbeteren van de Website, Apps en dienstverlening

(pre)contractuele relatie

Cookies (zie ook cookie policy)

Toestemming

Naam, e-mailadres, telefoonnummer, …

  • Om u de gevraagde informatie of diensten te kunnen verstrekken;

(pre)contractuele relatie (opdrachtgevers en zakelijke relaties)

Gerechtvaardigd belang (contactpersonen en referenties) van NOWJOBS om de dienstverlening te verbeteren en de goede werking en groei van NOWJOBS te waarborgen (vrijheid van ondernemen en recht op informatie).

Naam, e-mailadres

  • Om direct marketing te versturen en zodoende om onze diensten op de best mogelijke manier aan te bieden; een vlottere en gerichtere dienstverlening te voorzien; de Betrokkenen snel te helpen naar de juiste freelancer; onze diensten voor te stellen.

Toestemming

Communicatie

Berichten via email, …

  • Om onze diensten op de best mogelijke manier aan te bieden;

(pre)contractuele relatie

Afbeelding

Foto’s, video’s, …

  • Om onze diensten op de best mogelijke manier aan te bieden;

Toestemming

Financiële gegevens

Aanvullende gegevens die kunnen verzameld worden tijdens een kredietcontrole bij opdrachtgevers door NOWJOBS

  • Om na te gaan of de klant een kredietwaardige partij is

Gerechtvaardigd belang van NOWJOBS om de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren en na te gaan om met kredietwaardige partijen samen te werken

U bent algemeen genomen niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, voor het verlenen van bepaalde diensten is de mededeling van persoonsgegevens wettelijk of contractueel noodzakelijk en is het bijgevolg onmogelijk deze diensten te leveren, wanneer u weigert de betreffende persoonsgegevens mee te delen

3.1.2 Indirect verkregen persoonsgegevens

Gegevensbron

Soort gegevens

Persoonsgegevens

Verwerkingsdoel

Rechtsgrond voor de verwerking

Andere bedrijven binnen HOHR (zie artikel 4.2)

Identificatiegegevens

Naam, e-mailadres, telefoonnummer

  • Om de diensten van NOWJOBS te kunnen aanbieden aan kandidaten/freelancers.

Gerechtvaardigde belangen van NOWJOBS om de dienstverlening te verbeteren en de goede werking en groei van NOWJOBS te waarborgen (vrijheid van ondernemen en recht op informatie).


3.2 Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking zoals omschreven in artikel 3 en in functie van de contractuele relatie tussen NOWJOBS en u: 

Cookies

Zie Cookie policy

  • Identificatiegegevens
  • Communicatie
  • Afbeelding
  • Professionele en/of opleidingsgegevens
  1. Gegevens van uitzendkrachten:

NOWJOBS houdt de gegevens minstens 5 jaar bij na het einde van het laatste contract tussen de kandidaat en de klant-gebruiker omwille van wettelijke bewaartermijnen voor sociale documenten.

  1. Identificatiegegevens van opdrachtgever, klant of andere zakelijke relaties: 

Deze gegevens van opdrachtgevers, klanten of andere zakelijke relaties worden 10 jaar bewaard na het laatste contact

  1. Sollicitanten

NOWJOBS houdt de gegevens 5 jaar bij na het laatste contact met de sollicitant omwille van discriminatie- en aansprakelijkheidsvorderingen 

Vermelde persoonsgegevens worden in elk geval bijgehouden conform de specifieke wettelijke voorschriften, alsook de verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte. 


 

4 Doorgifte aan derden

4.1 Doorgifte aan dienstverleners en anderen

NOWJOBS kan uw persoonsgegevens doorgeven aan volgende derden:

Categorieën van ontvangers

Soorten persoonsgegevens

Doeleinde

Opdrachtgevers

Identificatiegegevens, facturatiegegevens, professionele en/of opleidingsgegevens, afbeelding, …

  • Voor het invullen voor openstaande opdrachten bij Opdrachtgevers,
  • Voor facturatie,
  • Voor het voldoen van wettelijke verplichtingen

Prospects

Identificatiegegevens, professionele en/of opleidingsgegevens, afbeelding, …

  • Om de goede werking en groei van NOWJOBS te waarborgen

Software development

Identificatiegegevens, facturatiegegevens, afbeelding, professionele en/of opleidingsgegevens, …

  • Technische en operationele ondersteuning

Sofware tools voor de app

Identificatiegegevens, facturatiegegevens, afbeelding, professionele en/of opleidingsgegevens, …

  • Technische en operationele ondersteuning

Software tools voor de website

Identificatiegegevens, afbeelding, professionele en/of opleidingsgegevens, …

  • Technische en operationele ondersteuning

Software tools voor het webplatform

Identificatiegegevens, facturatiegegevens, afbeelding, professionele en/of opleidingsgegevens,  …

  • Technische en operationele ondersteuning

Software tools voor de interne werking (zoals onder meer matchingtools, facturatie, ATS, communicatietools, …)

Identificatiegegevens, facturatiegegevens, afbeelding, professionele en/of opleidingsgegevens,  communicatie, …

  • Technische en operationele ondersteuning

Cloudproviders

Identificatiegegevens, facturatiegegevens, afbeelding, professionele en/of opleidingsgegevens,  …

  • Technische en operationele ondersteuning

Advocaten

Afhankelijk van het dossier

  • Technische en operationele ondersteuning

Auditors, bedrijfsrevisoren

Afhankelijk van de audit

  • Technische en operationele ondersteuning

Nationale en internationale overheden en gerechtelijke instanties

Afhankelijk van de wettelijke bepaling, rechterlijke bevel of vonnis

  • Om te voldoen aan een wettelijke bepaling, rechterlijke bevel of vonnis

Andere derden

Afhankelijk van de wettelijke bepaling, rechterlijke bevel of vonnis

  • Om te voldoen aan een wettelijke bepaling, rechterlijke bevel of vonnis

4.2 Doorgifte van gegevens binnen de groep 

NOWJOBS maakt deel uit van de House of HR-groep, waartoe verschillende bedrijven behoren die actief zijn op het gebied van personeelsbemiddeling en human resources, zoals onder meer: Accent Jobs for People, Accent Construct, CTRL+F, Gighouse, Jobroad, Sixie, Talent Lab. Meer informatie met betrekking tot de House of HR-groep en de aangesloten bedrijven is hier te vinden: https://www.houseofhr.com/companies.

NOWJOBS zal de persoonsgegevens die zij verwerkt, delen met andere bedrijven binnen de House of HR-groep in het kader van intra-groep samenwerking en/of intra-groep dienstverlening om de activiteiten en diensten van NOWJOBS en de House of HR-groep te verbeteren, te vergemakkelijken en te vereenvoudigen (bijvoorbeeld ICT-diensten, boekhouding, analyses en statistieken, debiteurenbeheer, direct marketing, etc.).

In bepaalde gevallen is het mogelijk dat NOWJOBS samen met andere bedrijven van de House of HR-groep optreedt als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke: 

  • NOWJOBS verwerkt persoonsgegevens onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van Accent Jobs for People NV, Accent Construct NV, Staffme in het kader van beheer databank, facturatie, contractbeheer klanten;

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken hebben een overeenkomst gesloten op grond van art. 26 van de AVG waarin de specifieke rechten, plichten en verantwoordelijkheden van elke verantwoordelijk met betrekking tot de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid worden vastgelegd. Dit betekent dat zij dan gezamenlijk het doel van en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens bepalen in het kader van hoger vermelde doeleinden. In dit geval zijn zij gezamenlijk verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. NOWJOBS blijft echter uw belangrijkste aanspreekpunt, ook voor de uitoefening van uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens (voor meer informatie over de uitoefening van uw rechten, zie Artikel 5).

4.3 Doorgifte aan derde landen: 

NOWJOBS kan uw persoonsgegevens overdragen buiten de Europese Economische Ruimte om de gegevens te verwerken in overeenstemming met deze privacyverklaring. In het geval gegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, naar een land dat niet erkend wordt als aanbieder van een passend beschermingsniveau, zal NOWJOBS de nodige maatregelen treffen om de gegevensdoorgifte te laten plaatsvinden in overeenstemming met de GDPR (zoals de tenuitvoerlegging van contractuele bepalingen die voldoende waarborgen bieden inzake gegevensbescherming voor de gegevens die internationaal zullen worden doorgegeven, contractuele bepalingen, bindende ondernemingsregels, uitzonderingen zoals voorzien in artikel 49 van de GDPR), meer informatie hierover kan worden gevonden op de volgende website (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/professioneel/thema-s).

Voor volgende doeleinden maakt NOWJOBS uw persoonsgegevens (voornamelijk identificatiegegevens) over aan partijen die zich bevinden buiten de Europese Economische Ruimte: administratie en beheer van het personeel en de tussenpersonen, klantenbeheer en public relations. Voor deze verwerkingen bestaan adequaatheidsbesluiten (UK, US), of heeft NOWJOBS standaard contractuele bepalingen afgesloten en een transfer impact assessment gedaan en waaruit blijkt dat het derde land een adequaat beschermingsniveau biedt.

Artikel 5 - Uw rechten

U heeft steeds het recht om NOWJOBS te verzoeken tot inzage, beperking, verbetering of verwijdering van uw persoonsgegevens. U heeft het recht om uw toestemming in te trekken, bezwaar te uiten tegen de verwerking van de persoonsgegevens of NOWJOBS te verzoeken deze gegevens over te dragen.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met NOWJOBS op te nemen via privacy@nowjobs.com. Indien NOWJOBS redelijke twijfels heeft omtrent uw identiteit, kan NOWJOBS u vragen uw identiteit te bewijzen om te voorkomen dat iemand onrechtmatig toegang zou krijgen tot uw gegevens.

NOWJOBS is niet altijd verplicht in te gaan op uw vraag tot uitoefening van uw rechten – uw rechten gelden enkel in de gevallen en in de mate voorzien door de GDPR. 

U beschikt ook over het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende overheid. Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Drukpersstraat 35,

1000 Brussel,

Tel +32(0)2 274 48 00

of Fax +32(0)2 274 48 35,

contact@adp-gba.be, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/contact.

Artikel 6 - Veiligheid en vertrouwelijkheid

NOWJOBS heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld, te vermijden, alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens.

Teneinde uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verleent NOWJOBS toegang tot uw persoonsgegevens aan haar werknemers.

NOWJOBS zalen gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen – die gelijkaardig zijn aan deze Privacyverklaring – tegenstelbaar te maken aan haar werknemers en aangestelden. Concreet betekent dit dat de werknemers en aangestelden van NOWJOBS gebonden zijn door confidentialiteit en dat enkel zij voor wie het voor de uitoefening van hun functie noodzakelijk is, toegang krijgen tot uw persoonsgegevens.

Artikel 7 - Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

NOWJOBS kan deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Om u op de hoogte te houden van de laatste wijziging aan onze Privacyverklaring, zal NOWJOBS de herzieningsdatum aanpassen elke keer dat deze wordt gewijzigd. De gewijzigde Privacyverklaring treedt in werking op die datum.

Raadpleeg deze pagina regelmatig om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen en/of aanvullingen.

NOWJOBS zal u tevens proactief informeren over belangrijke wijzigingen aan deze Privacyverklaring.

Artikel 8 – Datum van de laatste herziening 

Datum van de laatste herziening : 4 juni 2024.

Artikel 9 – Ons contacteren

U kan steeds onze DPO Joke Vancoppernolle contacteren op het nummer 051 460 500 of via privacy@nowjobs.com. Voor het uitoefenen van uw rechten (overeenkomstig artikel 6) of voor verdere vragen omtrent deze Privacyverklaring, kunt u ons steeds contacteren via privacy@nowjobs.com.